Use o Gmail Corporativo, uma configuração que você usa o nome da sua empresa mas com a tecnologia do Gmail, sem precisar pagar qualquer valor para o Google
Como funciona um servidor de email?
Primeiramente o que precisa se entender é como funciona o serviço de email, vejo muitos clientes me procurando indignados por ter uma resposta do porque o e-mail dele não está enviando ou recebendo mensagens.
Por isso decidi escrever um pouco sobre este serviço tão usado e pouco divulgado para os clientes de como se realmente usa um email.
Está idéia que seu email funciona 100% do tempo e nunca dá problema é bem complexa, pois qualquer servidor está sujeito a um ataque spam, e isto pode dar trabalho para quem cuida do seu servidor arrumar toda a bagunça que outro sujeito deixou, por isso é importante saber que o seu servidor vai dar um problema cedo ou tarde, a pergunta principal é, quando seu fornecedor vai conseguir arrumar o problema.
Neste momento vem a pergunta, é melhor ficar em servidor maior ou menor, depende, geralmente o servidor maior fica mais difícil o contato com o suporte, muitas vezes você vai escutar um jingle da empresa esperar aquela burocracia toda para ser atendido, e ainda assim eles não vão conseguir explicar porque não está funcionando seu email, por isso as vezes é melhor ficar em um servidor menor e que você tem um suporte que é mais direto com seu técnico, assim na hora do aperto, pelo menos ele te informa o que está acontecendo e assim é possível tomar providências a tempo.
A primeira diferença é que quando se usa Outlook as mensagens são baixadas do servidor para a sua máquina, portanto elas não ficam ocupando o espaço que você tem reservado para seu email corporativo ex: daniel@duplod.com.br.
Porém, o uso deste tipo de ferramenta vem caindo, dando lugar para o Gmail ou Web Mail dos servidores que hospedam o seu site, exatamente porque você pode ver de qualquer hora e qualquer lugar, o Gmail não baixa suas mensagens, ele mantem no servidor assim como as ferramentas do Google APPs e Office 365.
O Google APPs e o Office 365 são parecidos na utilização e a cobrança, sim esse é pago, resumindo se paga por conta de email e você tem um super servidor que vai cuidar das suas contas de maneira mas segura e com toda a customização que o cliente precisa.
Mas isto pode ser caro principalmente para grandes empresas e por ser somente o serviço de email, portanto acredito que usar o seu email corporativo em uma conta vinculada ao gmail é a forma mais econômica e flexível, porém para configurar o seu gmail corporativo nas contas gratuítas da trabalho como podemos ver neste tutorial aqui na Duplo D.
Porque meu servidor trava, e fico sem receber emails por até dias?
Praticamento todos os servidore são compartilhados, a menos que você tenha muito dinheiro e sua empresa tenha um batalhão de profissionais de TI, é que se pensaria em deixar um servidor web em uma empresa, ou seja, servidores compartilhados é a solução mais econômica e prática do mercado.
Porém existem regras e quando um os seus colegas com quem você nem conhece mais compartilha um servidor de email, tem uma grande idéia, “vou mandar newsletter para esta lista de profissionais (20000) que eu comprei e assim serei rico para o resto da vida. Legal, esse cara nem fico rico, todo mundo odeia ele porque ele simplismente inseriu o DNS de todos os domínios que compartilham aquela faixa de IP nas listas de bloqueadores de spam.
Ou seja se você mandar um spam e por acaso inserir o DNS do seu servidor nas milhares de listas de bloqueadores de spammers, você não vai conseguir mandar email de acordo com seus bloqueios e seu servidor que compartilha os outros domínios também não vão conseguir enviar emails.
E por isso que seu email trava, alguém do seu servidor que é compartilhado enviou um spam e você vai ficar na lista de 24 a 48 horas, dependendo de como você foi inserido nestas listas, seu serviço fica parcialmente funcionando, mas encomoda e bastante.
Porquê não consigo enviar meus emails?
Ou o seu servidor está com um problema real, ou ele utiliza as diversas listas de bloqueadores de spammers para filtrar servidores que estão nestas listas, mas o problema não para por aqui, grandes servidores quando são bloqueados pode trazer um transtorno muito grande, e os pequenos geralmente se tornam culpados porque os grandes servidores não conseguem a comunicação com os menores, e não que ele seja menor, muitas vezes o servidor da UolHost pode ser muito menor que um The Planet, mas com várias administrações menores, é possível atender melhor o cliente, já vi grande servidores ficarem 1 semana fora do ar, e não descobrirem o problema de certos clientes.
Por isso escolher um servidor que tenha profissionais que podem dar um bom feedback para o serviço é melhor que ficar escutando jingles das empresas sem resolver nada.